第一章  总则

　　第一条为了规范社会保险（公积金）业务档案管理，维护档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》（简称3号令），结合中心实际情况，制定本办法。

　　第二条本办法所称的社会保险（公积金）业务档案，是指中心在社会保险（公积金）业务经办过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料。

第二章  部门职责

　　第三条 中心主任室负责确定中心业务档案年度工作目标任务，对实施情况进行监督与考核。

　　第四条 各业务科室负责本科室产生的业务档案的收集、整理、复核和预立卷工作，按期向综合服务科移交。

　　第五条 综合服务科负责业务档案的归档及管理工作，定期制定业务档案归档范围及保管期限。

　　第六条 信息科负责档案管理系统软件和硬件的正常运行与维护，定期对系统中的电子数据档案进行备份。

第三章  岗位职责

　　第七条 业务科室负责人全面负责本科室产生的档案的管理工作，指定专人负责复核归档材料的完整性。

　　第八条 业务经办人员负责本人业务档案的收集、整理和预立卷工作，科室也可根据具体情况，由每个业务经办人员负责一项或几项不同种类的业务档案的收集、整理和预立卷工作。

　　第九条 兼职档案员负责向综合服务科移交复核过的业务档案，移交前需确认各卷档案已按规定整理。

　　第十条 综合服务科档案管理员负责确定各类档案的编号规则，对中心档案数据进行统计与分析，对档案归档过程中所产生的问题进行分析、上报与解决，负责检查、督促、指导各科室档案的形成、积累工作，以确保档案的完整性和系统性。

　　第十一条 综合服务科专职档案员的岗位责任：

　　（一）对各科室形成的各种归档材料进行接收（验收）、编号、装订、装盒和排架。

　　（二）把在归档材料移交归档工作中存在的问题及时上报。

　　（三）负责档案库房的安全管理工作，积极做好防火、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫等工作，不断改善保管条件，确保本单位档案的完整与安全。

　　（四）做好档案查询利用服务工作。

第四章  整理归档

　　第十二条 凡属中心归档范围的业务档案，必须按规定移交，实行集中统一管理。

　　第十三条 业务科室应收集和整理日常业务档案，根据不同种类业务材料，每月在业务系统的档案归档模块中，进行预立卷。

　　第十四条 单项业务档案月归档量在一卷（100页）以上的，按月移交，移交时间为下月初前五个工作日；单项业务档案月归档量不足一卷（100页）的，按季度或按年移交，移交时间为下一季度或下一年度的前十个工作日内。

　　第十五条 各业务科室移交的档案材料验收合格后，业务科室兼职档案员与综合服务科专职档案员应在移交登记单上签字确认。

　　第十六条 专职档案员对收集的案卷按分类目录进行整理、编制案卷号、装盒、入库及上架，并做好档案统计工作。

　　第十七条 业务档案整理的具体要求如下：

　　（一）整理业务材料时应遵循纸质材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。归档材料应以件为单位整理，一般以每笔业务　　为一件。不同年度、月份的材料一般不得混在一起。

　　（二）案卷整理的幅面应以A4纸为准，材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于材料、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

归档材料一律不得打孔或使用金属订书机装订,应在归档材料左侧预留出宽度为2.2cm的装订区域。

　　（三）档案编号应规范填写在归档材料的右上方，文字须是碳素墨水书写，字迹要端正、清楚。

　　（四）归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。归档文档为易褪色的材料(如热感纸传真件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

　　（五）每卷档案约为100张，每卷须有卷内目录及卷内备考表。

　　（六）卷内备考表项目包括盒内文件情况说明、立卷人和复核人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人栏应填写整理本卷档案的人员的姓名；复核人栏应填写档案复核人员的姓名；日期填写档案整理完毕的日期。

　　（七）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内业务材料内容。档案盒的封面与背脊由专职档案员统一填写（或盖章），并标明档案盒内所含案卷的分类编号及名称。

第五章  保管规定

　　第十八条 档案装具式样、规格必须符合国家和园区档案管理中心规定的统一标准，不同门类载体档案的分类排列应整齐科学。

　　第十九条 定期检查档案，更换防霉驱虫药物，档案清点时，做到帐物相符，并做好库房检查记录。

　　第二十条 采用科学方法做好档案保管工作，对有破损、褪变档案材料，应及时进行修复。

　　第二十一条 档案库房要坚固、整洁，严禁库房内放置易燃易爆及与档案无关的物品，做好防风、防盗、防强光、防火、防潮、防虫、防鼠、防磁、防高温等措施。

　　第二十二条 档案人员离开库房时必须关好门窗，切断电源。

第六章  鉴定销毁

　　第二十三条 根据业务档案保管期限的规定，结合实际情况，中心应对已超过保管期限的档案进行审核鉴定工作。

　　第二十四条 档案鉴定工作由档案鉴定小组组长主持，鉴定小组由中心相关负责人、相关业务科室负责人、综合服务科负责人和档案管理人员，以及园区劳动和社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提取处理意见。

　　第二十五条 鉴定工作结束后，提出档案鉴定工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，报园区劳动和社会保障行政部门备案，经中心主要负责人批准后销毁。

　　第二十六条 销毁档案必须严守保密制度，实行两人监督制。监销人在完成任务后，应在销毁账册上签字，注明已“销毁”字样和销毁日期。

　　第二十七条 凡经过变动的案卷，都应在鉴定工作情况（包括剔出文件提名、鉴定人及时间等内容）在案卷备考表上注明。同时还应在相关的案卷、全引目录的备注上写明“已销”字样及其日期。

　　第二十八条 擅自销毁档案的行为，要根据情节轻重给予处理。

第七章  保密规定

　　第二十九条 档案工作人员应严守党和国家的保密制度，维护档案的完整和安全。

　　第三十条 档案库房为机要重地，非本中心档案工作人员不得随意入内。同时，应由专职档案人员保管库房钥匙。

　　第三十一条 档案查阅应根据档案密级程度，确定不同的利用对象和利用范围。

调阅密级档案时，应按规定办理查阅手续，并在阅档室内查阅。未经允许借阅者不得私自抄录和复印档案。严禁将档案携带出中心或以其它方式对外扩散，违者必究。

　　第三十二条 密级文件原则上不复印。确因工作需要复制档案中的密级文件，须经主任室审批。

　　第三十三条 档案中的密级文件销毁，对确无保存价值的，经鉴定小组人员鉴定后，须逐件登记，编制销毁注册，上报审批，定点集中销毁。

　　第三十四条 发生泄密事件的，应及时追查，并按《保密法》有关规定进行处理。

第八章  查阅利用

　　第三十五条 中心员工需查阅职能范围内的档案时，对于已形成电子档案的材料，首先应通过“档案一体化管理系统”登陆查询相关信息。若无法查询到所要信息或系统中信息有误时，填写业务档案查询申请表后由专职档案员协助查阅纸质档案。

　　第三十六条 员工查阅或借阅纸质档案须办理登记手续。在查阅或借阅纸质档案时，如发现破损情况应立即声明，由专职档案员在案卷封皮的备注中注明“X页码已破损”的字样，否则，按查阅或借阅人损坏处理。档案交还时，专职档案员须当面查看，如发现遗失或损坏，应及时报告档案管理员和综合服务科负责人。

　　第三十七条 专职档案员应遵守档案保密和安全规定，不得随意把档案借给无关人员查阅。

　　第三十八条 参保单位需查阅与本单位相关的业务档案时，须持单位介绍信、经办人员的身份证，经档案生成业务科室批准，并办理登记手续后，方可与档案管理人员一同查阅。参保单位不能查阅非单位的业务档案。

　　第三十九条 参保人员需查阅本人的业务档案时，须本人携带身份证，经专职档案员核准，并办理登记手续后，方可与档案管理人员一同查阅。参保人员不能查阅非本人的业务档案。

　　第四十条 公、检、法部门依法执行公务，需要查阅、复制相关业务档案的，经综合服务科科长批准并报中心分管领导同意后，档案室方可安排专人协助查阅、复制。

第九章  统计移交

　　第四十一条 档案的收进、移出、销毁等要及时进行登记和统计，确保账目与实物相符。

　　第四十二条 建立健全档案统计项目，及时做好各类档案目录、档案利用、利用效果和档案工作基本情况统计。

　　第四十三条 建立档案信息中心数据库，利用计算机对各类档案数据进行统计和分析，提高档案数字化管理的水平。

　　第四十四条 定期向园区档案管理中心报送档案工作基本情况统计报表。

　　第四十五条 建立健全档案的统计台账。

　　第四十六条 中心按规定定期向园区档案管理中心移交档案。

第十章  设备维护使用

　　第四十七条  扫描仪、打孔机、切纸机等档案设备由综合服务科专人负责管理，定期做好维护保养工作。

　　第四十八条 档案管理系统的服务器、存储等设备由信息科负责管理，定期做好维护保养工作。

　　第四十九条 扫描仪、打孔机、切纸机等档案设备使用人在使用前，须接受操作培训，使用时须严格按照使用说明操作。

第十一章  附则

　　第五十条 业务经办人员、专兼职档案员轮岗或离职时，应及时办理档案工作的移交手续。

　　第五十一条 档案分管领导、科室负责人、专职档案员、兼职档案员以及业务经办人员的档案工作，均纳入员工绩效考核范围，具体考核办法另行规定。

　　第五十二条 本办法从2012年4月1日起实行。